Perder acceso a cuentas clave puede poner en riesgo el cumplimiento y la operación.
ContextoContext
La pérdida de acceso a cuentas de correo electrónico o portales en línea como el portal CTPAT puede generar riesgos operativos y de cumplimiento normativo significativos.
Este caso estudia cómo la falta de actualización de información de contacto resultó en la pérdida de acceso a la cuenta de un cliente y su perfil de seguridad no se presentó a tiempo. También incluye las soluciones implementadas para recuperar el control, así como las recomendaciones estratégicas para prevenir futuras interrupciones.
Este caso de estudio demuestra que la falta de actualización de información de contacto pone en riesgo la continuidad del programa de seguridad y sus beneficios.
La OportunidadThe Opportunity
Una empresa maquiladora certificada como fabricante extranjero CTPAT desde el 2013 trabajaba con el mismo punto de contacto (POC) por más de 10 años sin agregar o actualizar su información, por lo que perdió acceso a su cuenta del portal ya que esta persona fue recortada y su número de celular fue dado de baja.
El periodo para renovar su perfil de seguridad había expirado y la gerencia no tenía la información para renovarlo ya que toda la administración del programa había dependido enteramente de una sola persona.
Revisando los correos redirigidos del email del empleado cesado con el personal de sistemas, el especialista de CBP había notificado que su fecha aniversario ya había pasado.
La falta de acceso afectó la capacidad de la empresa para cumplir con esta obligación a tiempo, quedando vulnerable a una suspensión del programa CTPAT.
Acciones InmediatasImmediate Actions
Acudir directamente a la empresa y entrevistar al equipo que estaba sorteando el reto, especialmente el personal de Sistemas.
Apoyar como intérprete español-inglés con el especialista de seguridad asignado (SCSS) para solicitar a un acceso a la cuenta en línea.
Desarrollar un escrito de parte de un miembro de la alta gerencia para formalizar los nuevos datos del nuevo usuario, correo electrónico y teléfono.
Solicitar una prórroga para presentar el perfil de seguridad.
Soluciones Propuestas
Tras atender el incidente, el equipo de CSL ofreció las siguientes recomendaciones para mitigar riesgos similares
Agregar más usuarios y roles en el portal
Incluir un usuario (o más) con rol de administrador del programa o empleado para prevenir pérdidas de acceso futuras.Contar con accesos alternos permite mantener el control del programa incluso si ocurre una rotación de personal.
Actualización Periódica de Información de Contacto
Implementar una revisión semestral de los datos de contacto del POC y de los usuarios registrados en el portal CTPAT para mantener la información actualizada y evitar interrupciones.
Política Documentada de Administración de Cuentas
Establecer y actualizar la política interna documentada que regule la asignación, modificación y cancelación de cuentas de acceso y números telefónicos asociados a portales críticos.El documento debe alinearse con los procedimientos de Recursos Humanos para garantizar coordinación sobre usuarios, permisos y dispositivos asignados.
Plan de Contingencia Específico
Integrar este escenario dentro del plan de continuidad de la empresa para referencia, así como un plan de contingencia por escrito para que omisiones administrativas simples no escalen a riesgos mayores y se mantengan bajo control.
Actualización y Capacitación del Programa de Seguridad
Revisar que el manual de procedimientos de seguridad esté vigente de acuerdo al programa y actualizar las políticas.Capacitar al nuevo punto de contacto, al secundario y a los miembros del comité de seguridad para que conozcan las medidas disponibles y puedan cumplir con los requisitos de CTPAT.
ConclusiónConclusion
Este incidente resalta la importancia crítica de mantener actualizada la información de contacto en plataformas clave como el portal de CTPAT. El despido del punto de contacto sin la debida actualización de datos condujo a una pérdida de acceso a herramientas esenciales para la gestión de la certificación, lo que generó un riesgo significativo para el cumplimiento normativo y la continuidad operativa de la empresa.
En CortoTLDR
Una maquiladora perdió acceso al portal CTPAT por no actualizar los datos de contacto de su responsable.
Lección clave: la gestión preventiva de accesos es esencial para evitar interrupciones críticas.
Te ayudamos a identificar puntos críticos de falla que puedan perjudicar tus operaciones.
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